1. Kako uporabljamo vaše osebne podatke (Namen in pravna podlaga)

Zbrane osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

• Izvedba in vodenje projektov (Pogodbena obveznost): Za organizacijo aktivnosti, obveščanje o poteku projektov, izdajo potrdil o udeležbi in izpolnjevanje obveznosti do vas kot udeleženca.
• Izpolnjevanje obveznosti do financerjev (Zakonita in pogodbena obveznost): Ker so naše aktivnosti sofinancirane iz javnih ali namenskih sredstev, osebne podatke (npr. liste prisotnosti, pogodbe, poročila) obdelujemo z namenom dokazovanja namenske porabe sredstev in doseganja ciljev projekta.
• Promocija in obveščanje javnosti (Izrecna privolitev): Na dogodkih in aktivnostih v okviru projektov izvajamo fotografiranje in snemanje z namenom promocije projektnih rezultatov in obveščanja javnosti o našem delovanju. To počnemo izključno na podlagi vaše predhodne in prostovoljne privolitve.

2. Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo in ne delimo z nepooblaščenimi tretjimi osebami. Za namen izvedbe in revizije projektov pa podatke posredujemo naslednjim prejemnikom:

• Financerjem projektov in kontrolnim organom: Zaradi obveznosti poročanja in dokazovanja izvedbe aktivnosti podatke (vključno z listami prisotnosti in po potrebi s slikovnim materialom, ki dokazuje izvedbo dogodka) posredujemo sofinancerjem projektov (npr. ministrstvom, javnim agencijam, občinam ali agencijam evropskih skladov). Ti organi podatke preverjajo za namen revizije in nadzora nad porabo sredstev.
• Projektni partnerji: Če projekt izvajamo v konzorciju, lahko podatke delimo s partnerskimi organizacijami, v kolikor je to nujno za koordinacijo aktivnosti.
• Širša javnost (za slikovni material): Fotografije in videoposnetke, za katere ste podali privolitev, lahko objavimo na naši spletni strani, družbenih omrežjih (npr. Facebook, Instagram), v e-novicah ali v tiskanih publikacijah projekta.
• Zunanji obdelovalci: Ponudniki računovodskih storitev, IT podpora in ponudniki platform za pošiljanje e-obvestil.

3. Iznos podatkov v tretje države

Nekateri naši tehnološki partnerji (npr. upravljavci družbenih omrežij, orodij za spletna srečanja ali shranjevanje v oblaku) imajo sedež izven Evropskega gospodarskega prostora (EGP). V teh primerih zagotavljamo, da prenos poteka v skladu z zakonitimi varovali (npr. standardne pogodbene klavzule EU).

4. Rok hrambe podatkov

Roki hrambe podatkov so vezani na naravo podatkov in pravila financiranja:

• Projektna dokumentacija: Liste prisotnosti in finančno-administrativne podatke hranimo v skladu z navodili financerja in pravili posameznega razpisa (praviloma od 3 do 5 let po uradnem zaključku celotnega projekta).
• Fotografije in videoposnetki: Slikovni material hranimo do zaključka projekta oz. do izteka obveznosti promocije projekta (praviloma do 5 let), oziroma do vašega preklica privolitve.

Posebna določila glede fotografiranja in snemanja

Udeležence na naših dogodkih fotografiramo in snemamo le, če pred dogodkom ali ob vstopu nanj v to ustno ali pisno privolijo (ali označijo ustrezno polje ob spletni prijavi).

• Privolitev je popolnoma prostovoljna. Če ne želite biti fotografirani/snemani, to ne vpliva na vašo možnost udeležbe na dogodku (razen če drugače zahteva sofinancer projekta). V tem primeru bomo poskrbeli, da ne boste v kadru oziroma vas na posnetkih ne bo mogoče prepoznati.
• Svojo privolitev za uporabo fotografij ali posnetkov lahko kadarkoli prekličete. Po prejemu preklica bomo fotografije ali posnetke v najkrajšem možnem času umaknili z naših spletnih kanalov.

6. Vaše pravice

Glede vaših osebnih podatkov imate pravico do vpogleda, popravka, izbrisa, omejitve obdelave in ugovora.

Opozorilo: Pravica do izbrisa ne velja za podatke na listah prisotnosti in drugih dokumentih, ki jih moramo obvezno hraniti in posredovati financerju zaradi izpolnjevanja pogodbe o sofinanciranju. Velja pa v celoti za fotografije in videoposnetke.

Za uveljavljanje pravic ali preklic privolitve nam lahko pišete na: info@kmetijakotpodjetje.si